Quy Định Mặc Áo Phản Quang Theo Pháp Luật Lao Động Việt Nam

Nhiều doanh nghiệp hiểu quy định mặc áo phản quang là một điều luật dạng “công nhân phải mặc áo phản quang”. Thực tế pháp luật Việt Nam không viết theo cách đó. Nghĩa vụ được đặt lên người sử dụng lao động, dưới dạng trang cấp phương tiện bảo vệ cá nhân đúng chủng loại cho đúng đối tượng, kèm nghĩa vụ hướng dẫn, giám sát và ghi chép. Phân biệt được điều này quyết định hồ sơ an toàn của đơn vị có đứng được khi bị kiểm tra hay không.

Hai văn bản gốc cần nắm

Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, Điều 23 đặt nguyên tắc: người sử dụng lao động phải trang cấp đúng chủng loại, đúng đối tượng, đủ số lượng, bảo đảm chất lượng theo tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Kèm theo đó là hai điều cấm rất rõ — không được phát tiền thay cho việc trang cấp, và không buộc người lao động tự mua hoặc thu tiền của họ để mua phương tiện bảo vệ cá nhân. Luật cũng yêu cầu phải hướng dẫn và giám sát việc sử dụng, tức là giao áo xong không phải là hết việc.

Thông tư 25/2022/TT-BLĐTBXH là văn bản chi tiết thi hành. Thông tư này ban hành ngày 30/11/2022, có hiệu lực từ 01/04/2023 và thay thế Thông tư 04/2014/TT-BLĐTBXH. Mốc này đáng lưu ý: quy trình nội bộ, biểu mẫu sổ sách hoặc quy chế trang cấp của đơn vị nếu còn dẫn Thông tư 04/2014 thì đang dẫn văn bản đã hết hiệu lực, và đó là lỗi hình thức bị ghi nhận ngay khi đọc hồ sơ.

Ai thuộc diện phải được trang cấp

Điều 4 Thông tư 25/2022/TT-BLĐTBXH xác định điều kiện: người làm việc tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại, trong đó bao gồm trường hợp làm việc với máy móc hoặc làm việc ở vị trí có nguy cơ tai nạn lao động.

Cách diễn đạt này rộng hơn nhiều so với cách hiểu thông thường “chỉ công nhân ngoài đường mới cần áo”. Theo tiêu chí vị trí có nguy cơ tai nạn lao động, nhóm cần được xem xét trang cấp áo cảnh báo thường gồm cả người làm trong kho có xe nâng hoạt động, người điều tiết xe trong sân nội bộ, cán bộ kỹ thuật và giám sát đi hiện trường, bảo vệ chốt cổng nơi xe ra vào. Một đơn vị chỉ cấp áo phản quang công nhân cho nhóm thi công mà bỏ qua các nhóm trên là đã xác định đối tượng chưa đầy đủ so với tiêu chí của Thông tư.

Nghĩa vụ của người sử dụng lao động, theo đúng trình tự

Điểm hay bị làm ngược: mua áo trước, đánh giá sau. Điều 5 của Thông tư quy định thứ tự khác.

Bước 1 là bước bị bỏ nhiều nhất, vì nó không sinh ra chứng từ mua hàng nên dễ quên. Nhưng khi đoàn kiểm tra hỏi căn cứ nào xác định nhóm này cần cấp áo, bản đánh giá yếu tố nguy hiểm chính là câu trả lời duy nhất đứng được.

Những điểm hay bị bắt lỗi khi kiểm tra

1. Thiếu sổ trang cấp hoặc sổ không có chữ ký người lao động. Đây là lỗi phổ biến nhất, và nó xảy ra cả ở đơn vị mua áo đúng chuẩn. Hóa đơn mua hàng chứng minh đã mua, không chứng minh đã cấp cho ai, ngày nào.
2. Không có bằng chứng kiểm tra chất lượng trong quá trình sử dụng. Điều 8 yêu cầu kiểm tra cả trước khi cấp và trong khi dùng. Trong thực tế nên lập biên bản kiểm tra định kỳ ghi rõ tình trạng áo bạc màu, dải phản quang bong, đường may bục, kèm số lượng áo thay thế.
3. Phát tiền hoặc cộng vào lương thay cho trang cấp. Cách làm này vi phạm trực tiếp Điều 23 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, dù người lao động đồng ý. Thu tiền của người lao động để mua áo cũng không được phép.
4. Danh mục trang cấp không bao phủ hết các nghề trong đơn vị. Nghề chưa có trong Phụ lục I không phải là lý do bỏ trống — Thông tư cho phép bổ sung, nên phần trống trong danh mục là thiếu sót của đơn vị.
5. Không chứng minh được chất lượng áo. Nghĩa vụ ghi là bảo đảm chất lượng theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; hồ sơ cần tài liệu kỹ thuật của sản phẩm chứ không chỉ hóa đơn. Phần căn cứ kỹ thuật để xác định áo đạt chuẩn là nơi lấy nội dung cho mục này.

Bộ hồ sơ nên có sẵn trong tủ

Để trả lời được mọi câu hỏi liên quan đến quy định mặc áo phản quang trong một buổi kiểm tra, đơn vị nên có năm nhóm giấy tờ nằm cùng một chỗ: bản đánh giá yếu tố nguy hiểm theo vị trí làm việc; danh mục trang cấp của đơn vị; tài liệu kỹ thuật của sản phẩm đã mua; sổ trang cấp có chữ ký; biên bản kiểm tra chất lượng định kỳ và hồ sơ thay thế áo hỏng. Thêm một mục thường bị quên: bằng chứng đã hướng dẫn sử dụng, chẳng hạn danh sách tham dự buổi hướng dẫn an toàn có nội dung về mặc áo cảnh báo.

Về phần chọn loại áo cho từng nhóm, cấp áo không nhất thiết giống nhau toàn công ty. Cách phân nhóm cấp áo theo điều kiện làm việc giúp danh mục trang cấp sát thực tế hơn so với việc ghi chung một dòng cho mọi vị trí.

Câu hỏi thường gặp

Người lao động không chịu mặc áo thì doanh nghiệp có bị coi là vi phạm?

Nghĩa vụ của người sử dụng lao động gồm cả hướng dẫn và giám sát việc sử dụng, nên việc người lao động không mặc mà đơn vị không có biện pháp giám sát là thiếu sót thuộc phía đơn vị. Cách xử lý thực tế là ghi yêu cầu vào nội quy an toàn, đưa vào nội dung hướng dẫn và lưu lại bằng chứng nhắc nhở, kiểm tra tại hiện trường.

Có được trừ tiền áo vào lương nếu người lao động làm hỏng hoặc mất?

Nguyên tắc của Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 là không thu tiền của người lao động để mua phương tiện bảo vệ cá nhân và không phát tiền thay trang cấp. Vì vậy không nên xây dựng cơ chế trừ lương theo đầu áo; việc quản lý thất thoát nên xử lý bằng quy định nội bộ về bảo quản và bằng sổ trang cấp ghi nhận đầy đủ số lần cấp lại.

Nghề của đơn vị không có trong danh mục Phụ lục I thì làm thế nào?

Thông tư 25/2022/TT-BLĐTBXH cho phép người sử dụng lao động bổ sung danh mục cho nghề, công việc chưa có. Căn cứ để bổ sung chính là kết quả đánh giá yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại tại vị trí làm việc đó.

Cấp áo một lần rồi thôi có đủ không?

Không. Điều 8 yêu cầu kiểm tra chất lượng cả trong quá trình sử dụng, nghĩa là áo đã bạc màu nền hoặc bong dải phản quang phải được thay. Trên hồ sơ, điều này thể hiện qua biên bản kiểm tra định kỳ và các lần cấp lại ghi trong sổ trang cấp.

Nội dung pháp lý trong bài dẫn theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và Thông tư 25/2022/TT-BLĐTBXH. Khi xây dựng quy chế nội bộ, nên đối chiếu trực tiếp với văn bản gốc và các hướng dẫn chuyên ngành áp dụng cho lĩnh vực của đơn vị.